「効率化」という非効率なことを早くやめるために必要なのはやはり「効率化」

本日、国分寺市役所に行ってきました。
効率化

郵送でも可能ですが「直接行った方がいい」と判断し、行ってきました。
かかった時間はおよそ2時間。
2時間あればブログ1記事とメルマガ1記事を書ける時間です。

ではなぜわざわざ行ってきたのか。
ひとりで事務所を経営しているのに非効率ではないのか。

というわけで今日は効率化についてです。

なぜ行ってきたのか

なぜ、わざわざ時間をかけて国分寺市役所に行ってきたのか。
理由は2つ。

1.そもそも午前中に予定を入れていなかった

今朝は台風の予報でした。
予報だと午前中は事務所に行かない方がいいと判断し、午後から行こうと考えていました。

しかし、朝にはすでにいい天気。
「散歩がてら国分寺市役所行くかあ」
そんな感じです。

2.私のイメージ

私には仕事が「早い」というイメージがあります。

※参考 誰にでも作れる「強み」とは?
⇒ http://ryoki-blog.net/2014/08/entry2852.html

「ちょっと郵送だと時間がかかるな…」
と思ったので行くことにしました。

他にやるべきことはもちろんありますが、待ってるお客様がいるのであれば再優先に。
早くやってくれることがお客様の私に対する期待なのだとしたら早くやるべきですね。

行けば2時間。郵送だと最低2日間。
差は歴然です。

もちろん既存の業務とのバランスが重要です。
私としては「今日は行った方がいい日だな」と考えた、ということですね。

一見非効率に見えることですが、効率的なこともあるわけです。
もちろん結果論かもしれませんが、連休中は家にこもっていたため太陽の下に出ることが本当に気持ちいいと感じる出張でした。

効率化ってなんだろう

一見非効率に見えることでも長い目で見れば効率的ということもあります。
またはその逆もあるでしょう。

自分がやりたくないことをスタッフを雇用して、そのスタッフにやってもらうということがあります。
自分がやりたくないことをやってくれるひとがいて一見効率的に見えます。

しかし、やりたくないことを任されたスタッフが「所長がやりたくないことを押し付けられた」と感じてしまい、待遇に不満を持ち始め、退職してしまった。
結果として、やりたくないことをやってくれるひとがいなくなり、膨大な量のやりたくないことをやるハメに…。

これでは何のために効率化しようとしたのかわかりませんね。

効率化効率化って言いますが、簡単なことではないと思います。
だからこそ、たくさん効率化に関するビジネス書が「出ては消え、出ては消え」なんだと思います。

それでも効率化したい

それでも効率化はしたいですよね。
非効率なことばかりやっていても時間のムダです。

それで私は自分の時間を「見える化」して管理することにしました。

時間管理ツール「toggl」
⇒ https://new.toggl.com/

「toggl」の使い方と導入方法
⇒ http://kinisuru.com/toggl-timemanagement-27

平日毎日「日報」を書いて管理していますが、それでもまだムダが多い。
それなら逆にどれくらいムダな時間が多いのかを見える化してみようということでこの「toggl」
使ってみようと思います。

使ってみた効果はもちろんブログにて紹介します。
ひとり事務所で働いている司法書士がどんな一日を過ごしているのか。
何にどれくらい時間を費やしているのか。

みなさんの参考になるようなデータとしてご紹介できればと考えています。
効率化できるかな。

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